Decalogo dell’organizzatore di festival

 


Malgrado la crescente carenza di fondi nel settore culturale, in Italia negli ultimi anni prolificano iniziative di ogni sorta. Ciò non è un bene a prescindere. Senza dubbio è positivo quando chi decide di organizzare un evento lo fa con professionalità, passione, equità, rispetto per il lavoro altrui e proprio.
Questo lacunoso decalogo vorrebbe spronare ad una discussione tra chi si trova a svolgere il ruolo di organizzatore, di ospite e di pubblico. 

Si è usata la parola “festival” per comodità. Potrebbe essere sostituita con “rassegna”, “ciclo di incontri”, eccetera. Si potrebbe chiamare “decalogo dell’operatore culturale”.
Le proposte di modifica e integrazione saranno ben accette.
Buona lettura.

 

*

  1. Progetta un festival solo se è per te necessario. Necessario vuol dire che non ne puoi fare a meno, perché quell’idea ha a che fare con la tua visione del mondo e con la tua vita.
  1. Dedica alla strutturazione dell’idea il tempo che dedicheresti alla progettazione della casa in cui vorresti vivere. Un festival è una casa: deve stare in piedi e deve essere accogliente. Disegna il tuo festival: dalle fondamenta al tetto. Fondamenta: la poetica. Divisione degli spazi interni: le tipologie di incontri. Arredamento: il taglio che vuoi dare. Spazi esterni: come fare la comunicazione e la promozione.
  1. Una volta fatto il disegno, pensa a chi vorresti popolasse la tua casa. Inquilini: lo staff. Ospiti: chi vuoi invitare e a quale pubblico ti rivolgi. Prendi nota di tutto.
  1. Ora dedicati al preventivo: quanto costa la tua casa? Ci sono dei costi fissi: il tuo lavoro, il lavoro del tuo staff, l’affitto di locali e spazi e attrezzature, il lavoro svolto da chi si occupa della comunicazione e della promozione e poi, ovviamente, il lavoro svolto dagli ospiti che intendi invitare. Quanto costa quell’autore, o quell’artista, o quel conferenziere, o quel musicista? Informati. Informati su tutti i costi, fai una stima che, seppur approssimativa, sia più precisa possibile.
  1. Il preventivo è fatto, ora puoi andare a cercare i soldi che ti servono. Dove? Ci sono bandi di enti pubblici, di fondazioni private, concorsi, ci sono privati ai quali puoi chiedere una sponsorizzazione, ci sono le campagne di raccolta fondi dal basso. È difficile? Sì. È un lavoro lungo e faticoso? Sì. Ne vale la pena? Sì se sei partito dal punto 1.
  1. Ti è andata male, hai provato per mesi e non hai raccolto nulla. Fai comunque il festival? Sì se sei disposto a lavorare gratuitamente, se trovi altri come te che vogliano lavorare gratuitamente nell’organizzazione, nella comunicazione e nella promozione. Cioè se sei e siete disposti a svolgere del volontariato. Ma ancora non basta, perché ci sono l’affitto dei locali e degli spazi e delle attrezzature, l’eventuale stampa di materiali e, infine, la cosa fondamentale, senza la quale la tua casa non sta in piedi: gli ospiti. Il fatto che tu, voi abbiate deciso di fare volontariato, non significa che l’ospite che volete invitare lo voglia fare a sua volta. Devi quindi avere dei fondi, anche se minimi. Mentre pensi a come reperirli fatti una domanda: “ma non sarà anche un po’ colpa mia se nessuno ha creduto nel mio progetto?”. Per rispondere sinceramente torna ai punti 1 e 2.
  1. Ti è andata bene, hai trovato i fondi, ottimo. Sicuramente sono inferiori a quelli che avevi immaginato. Esulta, almeno è un inizio. Rimodula la struttura della casa: falla più piccola, ma preoccupati che resti accogliente. Se avevi pensato a 7 giorni di festival, riduci a 3. Da 50 ospiti scendi a 20, e così via. Non abbassare, o non abbassare troppo, i compensi dei tuoi collaboratori, dei fornitori, degli ospiti. Al limite, se proprio te la senti, abbassa il tuo, ma pensaci bene. Ricordati che tutti state svolgendo un lavoro. Ricordati di associare ad ogni lavoratore, a partire da te, la parola “dignità”.
  1. Ora puoi partire con l’organizzazione vera e propria. Assegna a ogni persona dello staff, te compreso, un compito e una scadenza. Stabilisci delle riunioni periodiche per confrontarvi. Fai sì che tutti abbiano ben chiara la poetica del festival. Accertati che tutti siano soddisfatti del compito che dovranno svolgere e del compenso che riceveranno. Fai sì che il metodo di lavoro sia giusto, trasparente, condiviso. Fatto ciò, puoi passare agli inviti.
  1. Scrivi all’ospite che desideri invitare con rispetto, gentilezza, entusiasmo. Prima di farlo assicurati di aver dedicato un buon tempo alla sua conoscenza: se ha prodotto delle opere procuratele, approfondiscile. Non invitare nessuno solo per sentito dire o solo perché è un nome noto. Fatto ciò, trova il suo indirizzo e scrivigli. Digli – non servono pagine, basta qualche riga – che hai seguito quello che fa e che cosa ti interessa della sua produzione, spiegagli la poetica del festival, in che contesto vorresti il suo intervento, proponigli una o più date, digli che gli pagherai le spese di viaggio, vitto e alloggio. Il vitto e l’alloggio possono anche essere a casa tua, non importa, conta come fai l’accoglienza e non dove. Quindi fatti i conti in tasca e proponigli un equo compenso, oppure chiedigli quanto vorrebbe, specificando che tenterai di soddisfare le sue esigenze nel limite del tuo budget. Potrebbe essere l’ospite a dirti che non vuole compensi. Lo dirà se crederà nel tuo progetto e se non avrà bisogno di soldi. Può anche darsi che creda nel tuo progetto ma abbia bisogno di soldi. Ad ogni modo la decisione è sua.
    Nel caso in cui tu abbia con l’ospite un rapporto di conoscenza o amicizia, regolati con buon senso. L’importante è che tu non voglia approfittarti di lui, né lui di te. Un’ultima annotazione: non pensare di stare facendo all’ospite un favore. Non pensare “gli sto facendo pubblicità”. Sei stato tu a chiamarlo. Quando inviti qualcuno a casa per cena di solito sei tu che fai la spesa e cucini.
  1. Una volta che hai costruito il calendario degli incontri, occupati assieme al tuo staff di tutto il resto: permessi, autorizzazioni, logistica, accoglienza, promozione, comunicazione. Non lasciare nulla al caso. Abbiate sempre un piano B e C: nel caso di maltempo, ad esempio, o nel caso qualche ospite dia forfait. Qualche tempo prima dell’inaugurazione ricontatta tutti gli ospiti, devi essere sicuro della loro presenza. Sappi che durante il festival tu e i membri dello staff non vi godrete nulla a causa della tensione. Fate in modo che questa tensione non venga percepita dagli ospiti e dal pubblico: siate sorridenti e coesi. O tentateci.
    Fate in modo che la casa sia aperta, luminosa, accogliente, a misura di tutti. Una casa non deve essere ricca, ma ospitale. Quando la fatica è estrema, pensa e invita gli altri a pensare al punto 1. In bocca al lupo.

 

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5 risposte a Decalogo dell’organizzatore di festival

  1. Pingback: L’arte di organizzare festival | puntata n. 1 | ARGO

  2. Alessandra ha detto:

    Bene andiamo avanti allora…:)

  3. Pingback: Decalogo dell’organizzatore di festival… e non solo! – la figlia del dottore

  4. Antonio Iorio ha detto:

    apprezzo e condivido. Per esperienza personale.

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